De publicatie kan er zijn in allerlei vormen (boek, cd, film etc).

De publicatie dient in het Nederlands te zijn.

De publicatie moet aantoonbaar in de breedte raakvlakken hebben met in de doelstelling geformuleerde onderwerp(en).

De publicatie dient een algemeen belang te dienen zonder winstoogmerk te worden uitgebracht en voor iedereen verkrijgbaar dan wel toegankelijk te zijn.

Voor de publicatie moet reeds een uitgever/producent gevonden zijn.

Auteurshonoraria, reiskosten, administratievergoedingen, waaronder presentatiekosten, komen niet voor ondersteuning in aanmerking.

Er wordt gestreefd naar het ondersteunen van twee publicaties per jaar, één per doelstelling. 
Een ondersteuning bedraagt maximaal euro 2000,-.

Als een publicatie niet volledig voldoet aan de criteria, kan de stichting  besluiten tot het toekennen van een stimuleringsbijdrage.

De publicatie moet binnen een jaar na de toekenning van de bijdrage zijn gerealiseerd. Na schriftelijk en gemotiveerd verzoek kan van deze termijn worden afgeweken.

Een aanvraag wordt bij voorkeur vòòr 1 mei ingediend. 

De aanvraag omvat in elk geval:
​a. naam- en adresgegevens van de aanvrager of de aanvragende rechtspersoon;
b. de opzet van de publicatie aan de hand van bijvoorbeeld een hoofdstukindeling, inleiding of projectplan;
c. een motivering, waaruit blijkt dat de aanvraag aan de criteria voldoet;
d. de gegevens van de uitgever of producent, die zich tot uitgave of productie bereid heeft verklaard;
e. een begroting waaruit de aanwezigheid van eigen fondsen blijkt;
f. een tijdpad.

De aanvrager ontvangt een bevestiging van ontvangst.

De aanvraag wordt binnen drie maanden behandeld.

Indien het bestuur dit nodig acht, kan het om nadere informatie verzoeken en de aanvrager uitnodigen de aanvraag mondeling toe te lichten.

Het bestuur besluit over toekenning, dan wel toekenning van een stimuleringsbijdrage of afwijzing van de aanvraag en stelt de aanvrager daarvan in kennis.

Ingeval van toekenning dient in het colofon van de publicatie de naam en het (door de stichting aan te leveren) logo van het fonds te worden opgenomen met de volgende tekst:
Het Jan Hintzen Publicatiefonds bevordert uitgaven over de historie van Vlissingen, de posthistorie in het algemeen en luchtposthistorie in het bijzonder. Het fonds is ontstaan uit de opbrengsten van de posthistorische collecties van Jan Hintzen te Vlissingen.

Na publicatie ontvangt het fonds vier exemplaren van de publicatie zonder kosten.

De toegezegde bijdrage wordt uitbetaald na publicatie en tegen overlegging van factuur of betalingsverzoek conform de toezegging.